Шаблон протоколу зустрічі:
- Назва організації.
- Протокол засідання.
- Дата:
- Відкриття: засідання було скликано о [час] [ім'я] в [місце].
- Присутні: [Список усіх присутніх учасників]
- Відсутній: [Список будь-яких членів, які були відсутні]
- Затвердження порядку денного: Порядок денний розглянуто та затверджено.
- Затвердження протоколу:
Що включати в протокол зустрічі
- Дата та час зустрічі.
- Прізвища присутніх, а також відсутніх учасників.
- Прийняття або внесення змін до протоколу попереднього засідання.
- Рішення, прийняті щодо кожного пункту порядку денного, наприклад: Розпочаті або узгоджені заходи. Наступні кроки. Результати виборів.
Ось деякі деталі, які ви повинні внести до протоколу зустрічі.
- Дата та час зустрічі.
- Прізвища учасників.
- Розглянуто питання та питання порядку денного.
- Екшн предмети.
Чого не слід включати в протокол засідання?
- Особисті думки та коментарі.
- Надмірна деталізація.
- Дотичні бесіди.
- Словесні переговори або суперечки.
- Непідтверджена інформація.
- Конфіденційна або чутлива інформація.
- Зауваження не для протоколу.
- Деталі зустрічі.
Ось сім кроків, які ви можете виконати, щоб написати та розповсюдити протокол зустрічі:
- Підготуйте шаблон перед зустріччю. …
- Робіть нотатки під час зустрічі. …
- Зберіть копії будь-яких звітів або презентацій. …
- Перегляньте свої записи. …
- Створіть остаточну чернетку. …
- Вимагайте схвалення від керівництва. …
- Надайте протокол засідання.