Відкрийте лист офіційно. Якщо ви звертаєтеся до виборної посадової особи, висловіть повагу до посади, використовуючи назву посади та повне ім’я посадової особи. У будь-якому іншому листі, використовуйте знайомий термін «шановний», титул містер, місіс, пані, міс або доктор, а також повне ім’я посадовця.
Тримайте лист приблизно на одній сторінці. Чітко визначте конкретну проблему, яку ви хочете вирішити, і охоплюйте лише одну проблему в листі. Зазначте, що ви звертаєтеся до них як до учасників. Дотримуйтеся шанобливого тону.
Поради щодо надсилання ефективної електронної пошти обраним посадовим особам
- Введіть своє ім'я та адресу у верхній частині повідомлення. …
- Гуманізуйте своє повідомлення. …
- Будьте короткими. …
- Чітко визначте свою позицію. …
- Зробіть своє повідомлення своєчасним. …
- Не "Полум'я". …
- Уникайте вкладень. …
- Не ставайте «спамом».
Адресуйте свій лист до "Шановний (ПІБ), Губернатор (штату).” Зовнішня сторона вашого листа має бути адресована повним титулом губернатора. Це включає їхнє звання «Почесний», за яким слідують ім’я та прізвище, а також зазначається, яким штатом чи територією вони керують.
Телефонувати, надсилати електронні листи, надсилати листи, спілкуватися в Інтернеті через веб-сайт, відвідувати збори в ратуші та планувати особисту зустріч є одними з найпопулярніших взаємодій. Загалом, ваша близькість до державного службовця, з яким ви хочете спілкуватися, визначає найефективніший спосіб спілкування.
Зовнішні форми звернення (1) Шановний може бути замінений титулом, таким як генерал, доктор або його високоповажність, залежно від обставин. (а) Усі посадовці, призначені президентом, а також посадові особи, обрані на федеральних і державних посадах, звертаються до шановних. (b) До всіх мерів звертаються як до шановних.