Кожен податковий агент або посередник, який отримує, контролює, зберігає, розпоряджається або сплачує платіж, що утримується (до якого застосовується розділ 4 утримання) або суму, що підлягає утриманню, повинні подати річну декларацію за попередній календарний рік за формою 1042, якщо не застосовуються винятки щодо подання.

Неможливість подати повні та правильні форми 1042-S для кожної іноземної особи, якій ваша компанія платить може призвести до штрафу, якщо ви не зможете довести, що невдача була наслідком поважної причини, а не навмисної недбалості. У 2021 році штраф за подання форми менш ніж на 30 днів із запізненням становить близько 50 доларів США за форму.

Розділ 1042(a) передбачає, що в певних випадках платник податків або виконавець може вирішити не визнавати довгостроковий приріст капіталу від продажу «кваліфікованих цінних паперів» програмі володіння акціями працівника (як визначено в розділі 4975(e)(7) ) або відповідного кооперативу, що належить працівникам, якщо платник податків купує «кваліфікований …

Форми 1042 і 1042-S подаються окремо. Основна відмінність форм 1042 від 1042-S полягає в тому Форма 1042-S стосується виплат іноземним особам, тоді як форма 1042 стосується визначення суми доходу, яка буде утримана для цілей утримання податку.

Форма 1099 використовується для звітування про різні доходи, такі як валова орендна плата, лише для резидентів і компаній США, тоді як форма 1042-S (Дохід іноземної особи з джерел у США, що підлягає утриманню) використовується для звітування про доходи, виплачені нерезиденту незалежно від чи оподатковується платіж.

У той час як форма 1042 використовується для звітування про податки, утримані з певних доходів іноземних осіб, форма 1042-S стосується виплат, здійснених іноземним особам. Наприклад, якщо у вас є бізнес-клієнт, який наймає іноземців-нерезидентів, цей клієнт повинен подати форму 1042-S до IRS для кожного клієнта-нерезидента, якого вони наймають.