Це процес із п’яти кроків.
- Оцініть свої потреби. Першим кроком у архівуванні ваших друкованих документів є оцінка того, чому ви архівуєте та чого сподіваєтеся досягти. …
- Очистити непотрібні файли. Архівувати файл коштує грошей. …
- Створіть графік зберігання. …
- Визначте відповідний простір для зберігання. …
- Архів речових документів.
Найбільш безпечним способом архівування документів є друкована копія або електронне зберігання даних за межами сайту через стороннього постачальника. Ці об’єкти будуть захищені від численних антропогенних і природних подій, включаючи несанкціонований доступ, крадіжки, а також повені та землетруси.
Знайдіть файл або папку, які потрібно заархівувати. Натисніть і утримуйте (або клацніть правою кнопкою миші) файл або папку, виберіть (або наведіть курсор на) Надіслати, а потім виберіть Стиснуту (архівовану) папку. Нова архівована папка з такою ж назвою створюється в тому ж місці.
Отримати систему документообігу Комп’ютерне архівування починається з системи управління документами, тож якщо у вас її немає, ви повинні її придбати. Програмне забезпечення системи електронного реєстрування доступне від багатьох різних постачальників. Деякі з найкращих рішень, розглянутих The Ascent, включають DocSend, M-Files і Box.
Архівування може зробити файли більш безпечними тому що це часто передбачає переміщення даних у менш доступне місце, де їх нелегко підробити.