Офіційні листи починайтеся з «Шановний» та імені особи, яка отримує ваш лист. Якщо ви не знаєте імені, напишіть посаду або відділ. Використовуйте «Для кого це стосується» лише в крайньому випадку. Найпоширенішим формальним форматом листа є блоковий стиль: один пробіл і вирівнювання по лівому краю кожного абзацу.

Найкращий варіант для початку офіційного листа – це сказати людині, чому ви пишете листа: –Шановна місіс Сміт, —Я пишу до + дієслово…. У реченні має бути вказана ваша причина—Я пишу, щоб повідомити вам… Я пишу, щоб поскаржитися..

Найкраще привітання для офіційного листа – "Шановний (ім'я) (прізвище)'. Це свідчить про повагу, ввічливість і професіоналізм. За допомогою «Шановний» ви можете включити титул одержувача, якщо він вам відомий. Якщо ви не знаєте їхнього імені та прізвища, можна використовувати назву посади.

Відкрийте шанобливим привітанням Незалежно від змісту вашого листа, спробуйте почати з дружнього та шанобливого привітання. Використовуйте повне ім’я одержувача та розпочніть його привітанням, наприклад «шановна міс. Едкінс», а потім «Я сподіваюся, що цей лист застав вас добре».

Завжди найкраще звертайтеся до людини безпосередньо по імені якщо ви зможете дізнатися цю інформацію. Якщо ні, інші варіанти включають використання назви групи чи відділу, посади особи або, якщо ви не звертаєтеся до однієї конкретної особи, «Кого це може стосуватися».

Більшість офіційних листів починаються з «Шановний» перед іменем особи, якій ви пишете. Ви можете використовувати ім’я та прізвище або титул. та прізвище. Однак, якщо ви не знаєте імені особи, якій пишете, ви повинні використовувати «Шановний пане та пані».